Comment refacturer la recharge électrique aux collaborateurs et véhicules de service ?

Avec la montée en puissance des véhicules électriques en entreprise, une question revient systématiquement chez les dirigeants, DAF, RH et responsables de flotte :

comment refacturer simplement, légalement et équitablement la recharge électrique aux collaborateurs et aux véhicules de service ?

Bonne nouvelle : il existe aujourd’hui des solutions claires, automatisées et conformes, à condition d’avoir la bonne infrastructure et la bonne supervision.

Pourquoi la refacturation devient un enjeu clé pour les entreprises

Déployer des bornes de recharge en entreprise sans règle de refacturation, c’est accepter :

• Une dérive progressive des coûts énergétiques
• Une inégalité entre collaborateurs
• Une absence de visibilité pour la direction financière
• Un risque fiscal et social mal maîtrisé

À l’inverse, une refacturation bien pensée permet de :

• Maîtriser les dépenses d’électricité
• Distinguer usage professionnel et usage personnel
• Simplifier la gestion RH et comptable
• Valoriser une politique RSE structurée

Les différents cas de recharge en entreprise

Recharge des véhicules de service et de flotte

C’est le cas le plus simple.

• Les véhicules appartiennent à l’entreprise
• La recharge est considérée comme un coût d’exploitation
• Aucun impact fiscal pour le collaborateur

La clé ici est le suivi précis par véhicule pour analyser les coûts par service, par agence ou par activité.

Recharge des véhicules personnels des collaborateurs

C’est le cas le plus sensible.

Sans supervision, la recharge peut être assimilée à un avantage en nature, avec des conséquences sociales et fiscales.

Trois options existent :

• Interdire la recharge des véhicules personnels
• L’autoriser sans refacturation (rarement recommandé)
• Mettre en place une refacturation claire et traçable (solution optimale)

Les méthodes de refacturation possibles

Refacturation au réel, basée sur la consommation

C’est la méthode la plus juste et la plus utilisée.

Chaque recharge est mesurée en kWh, puis :

• Affectée à un utilisateur, un badge ou un véhicule
• Facturée au tarif défini par l’entreprise

Avantages :

• Transparence totale
• Équité entre collaborateurs
• Données exploitables pour la finance

Forfait mensuel par collaborateur

Solution plus simple, mais moins précise.

Exemples :

• Forfait fixe mensuel
• Forfait selon fréquence d’utilisation

Limites :

• Peu adapté si les usages varient fortement
• Moins pertinent pour les flottes importantes

Refacturation via note de frais

Méthode hybride, utilisée dans certains cas spécifiques.

• Le collaborateur paie sa recharge
• L’entreprise rembourse sur la base d’un relevé

Peu scalable et peu recommandée à moyen terme.

Le rôle clé de la supervision des bornes

Sans supervision, aucune refacturation fiable n’est possible.

Une solution professionnelle de supervision permet :

• Le suivi des consommations en temps réel
• L’identification par badge, utilisateur ou véhicule
• La séparation usage pro / usage perso
• L’export automatique des données pour la comptabilité
• La génération de rapports mensuels ou trimestriels

C’est aujourd’hui un standard dans les entreprises équipées de bornes intelligentes.

Exemple concret de refacturation en entreprise

Une entreprise multi-sites au Pays Basque équipe son parking de bornes supervisées.

• Chaque collaborateur dispose d’un badge nominatif
• Les véhicules de service sont rattachés à un compte “flotte”
• Les recharges personnelles sont automatiquement identifiées

Résultat :

• Refacturation mensuelle automatisée
• Aucun litige interne
• Lecture claire des coûts pour la direction

Cadre légal et fiscal à connaître en France

En France, la recharge électrique en entreprise est encadrée par plusieurs principes :

• La recharge d’un véhicule personnel peut constituer un avantage en nature
• Une refacturation au réel permet d’éviter toute requalification
• Les données doivent être traçables et justifiables

À noter : certaines tolérances existent, mais elles évoluent régulièrement.

D’où l’intérêt de solutions conformes et évolutives.

Tableau comparatif des solutions de refacturation

Pourquoi anticiper dès l’installation des bornes

Beaucoup d’entreprises font l’erreur de :

“On verra plus tard pour la refacturation.”

C’est une erreur stratégique.

Dès la conception du projet, il faut intégrer :

• Le choix des bornes compatibles supervision
• Le logiciel de pilotage
• Les règles internes d’utilisation
• Le cadre RH et financier

Cela évite des coûts de reprise et des tensions internes.

Approche locale : Pays Basque, Landes, Nouvelle-Aquitaine

Les entreprises locales (PME, industries, collectivités, agences multi-sites) ont des besoins spécifiques :

• Parkings partagés
• Flottes mixtes
• Contraintes budgétaires fortes

Une approche de proximité permet :

• Une étude d’usage réelle
• Un dimensionnement adapté
• Une mise en conformité rapide

C’est un vrai levier de performance locale.

Conclusion : refacturer, ce n’est pas facturer plus, c’est piloter mieux

La refacturation de la recharge électrique n’est pas une contrainte.

C’est un outil de pilotage, de transparence et de maîtrise des coûts.

Avec les bonnes bornes et la bonne supervision :

• Vous sécurisez votre entreprise
• Vous simplifiez la gestion interne
• Vous préparez la montée en charge de la mobilité électrique

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