Comment refacturer la recharge électrique aux collaborateurs et véhicules de service

(guide entreprise – Pays Basque & Landes)

Avec l’électrification des flottes, la question n’est plus “est-ce qu’on installe des bornes ?” mais “comment on garde la main sur les coûts, sans transformer la compta en escape game”.

Pourquoi refacturer la recharge en entreprise ?

Refacturer (ou encadrer) la recharge permet de :

• Éviter les dérives de consommation (recharges perso illimitées, véhicules invités, etc.)
• Ventiler les coûts par site, par service, par véhicule, par collaborateur
• Sécuriser le cadre social & fiscal (avantage en nature, politique interne, preuves)
• Améliorer le pilotage énergétique via la supervision (plages horaires, délestage, priorités)

À noter : il existe aussi des obligations d’équipement IRVE dans certains bâtiments/parkings (selon taille, usage, effectif, etc.). La synthèse officielle est détaillée sur Service-Public Entreprendre. Service Public Entreprendre

1) La règle d’or : mesurer “au bon endroit”

Si vous ne mesurez pas précisément, vous refacturez “au feeling”… et le feeling ne passe pas en audit.

Les 3 niveaux de mesure (du plus simple au plus robuste)

1. Mesure par borne (compteur intégré / MID selon configuration)
   Idéal pour ventiler par point de charge.
2. Mesure par utilisateur / badge / plaque / véhicule
   Parfait pour refacturer au collaborateur ou au centre de coûts.
3. Mesure par site + supervision multi-bornes
   Indispensable dès que vous avez plusieurs bornes (ou plusieurs agences : Bayonne, Anglet, Biarritz, Dax, Mont-de-Marsan…).

2) Les 4 modèles de refacturation qui marchent vraiment

Modèle A — Refacturation au kWh (le plus “juste”)

Vous facturez la consommation réelle (kWh) + éventuellement une part de service (maintenance, supervision).

• Avantages : précis, lisible, scalable, cohérent avec la direction financière
• Inconvénients : nécessite une supervision propre et une politique tarifaire claire

Modèle B — Refacturation au temps (pratique mais imparfait)

Vous facturez à la minute/heure de branchement.

• Avantages : simple à comprendre
• Inconvénients : pas corrélé à l’énergie réelle (selon véhicule/puissance)

Modèle C — Forfait mensuel collaborateur (zéro friction)

Un forfait fixe (ex : “pack recharge bureau”) avec plafond.

• Avantages : ultra simple pour RH/paie, prévisible
• Inconvénients : peut être injuste (petits vs gros rouleurs)

Modèle D — Remboursement / refacturation via notes de frais (à éviter dès que ça grossit)

Le salarié avance (domicile/public), puis vous remboursez selon justificatifs.

• Avantages : utile en phase 1 ou sans borne entreprise
• Inconvénients : chronophage, source d’erreurs, difficile à auditer

Des acteurs du marché listent ces approches et confirment que la supervision simplifie fortement la refacturation (sessions, badges, reporting). IZI by EDF+2Recharge ++2

Tableau comparatif des modèles (choix rapide)

3) Cas d’usage : collaborateurs vs véhicules de service

A) Recharge des collaborateurs (véhicule perso ou véhicule de fonction)

Vous avez 3 options “propres” :

• Recharge payante (refacturation) : simple, limite l’avantage “perçu”
• Recharge gratuite encadrée : politique interne + suivi (attention aux sujets sociaux/fiscaux)
• Forfait / plafond : bon compromis RH

Sur l’aspect “avantage en nature”, l’URSSAF publie des mises à jour et règles de traitement (notamment sur véhicule et borne). Urssaf+1

B) Véhicules de service (100% pro)

Ici, l’objectif n’est pas “refacturer aux salariés”, mais imputer au bon centre de coûts :

• véhicule = service = chantier = agence
• reporting mensuel direction : kWh, € estimés, pics, incidents, dispo bornes

4) Fixer un prix de refacturation qui ne vous explose pas au visage

Le plus clair : un tarif kWh + frais de service.

Exemple de structure :

• Tarif énergie (kWh) : indexé sur votre coût réel (contrat élec / heures creuses)
• Frais de service : supervision + maintenance + support + amortissement (optionnel)

Astuce terrain : en multi-agences (Pays Basque + Landes), un tarif unique “groupe” évite les débats interminables du type “à Bayonne c’est moins cher qu’à Dax”.

5) TVA, compta, refacturation : les points de vigilance (sans jargon inutile)

• TVA sur matériel / installation : généralement 20% côté entreprise (logique “pro”). ChargeGuru | EV Charging Station Expert
• TVA sur l’électricité : la récupération dépend du contexte (véhicule, usage, justificatifs). Certaines ressources détaillent la déductibilité sur l’électricité et cas associés. waat.fr
• Trace & preuves : sessions horodatées, kWh, utilisateur/véhicule, site → c’est ça qui rend votre refacturation défendable.

(Si vous voulez, je peux aussi te donner un modèle de “Politique de recharge entreprise” prêt à copier-coller : qui a le droit, quel prix, quels plafonds, comment on gère visiteurs, etc.)

6) La méthode recommandée (celle qui passe à l’échelle)

Si tu veux une refacturation propre + scalable + lisible direction, fais ce combo :

1. Bornes supervisées (badges / utilisateurs / véhicules)
2. Facturation au kWh (+ frais de service si besoin)
3. Tableaux de bord mensuels : conso, coûts, top utilisateurs, anomalies, disponibilité
4. Règles de pilotage : priorités, délestage, heures creuses, quotas

C’est exactement l’approche “pilotage & optimisation” mise en avant dans les textes officiels sur le dimensionnement et le pilotage des infrastructures IRVE (foisonnement, pilotage, sécurité, etc.). Service Public Entreprendre+1